Die Zuteilung der staatlichen Fördermittel erfolgt nur nach Beleg tatsächlich notwendiger Aufwendungen für die Durchführung der förderfähigen Aufgaben Soziale und Wirtschaftliche Betriebshilfe und Maschinenvermittlung.
Dieser notwendige Aufwand wird in einem umfangreichen Dokumentationspaket erfasst. Dazu müssen 13 jährlich wechselnde und nach Regierungsbezirken und Agrargebieten repräsentativ ausgewählte Maschinenring-Geschäftsstellen detaillierte Arbeitszeitaufzeichnungen aller Mitarbeiter ein ganzes Jahr lang durchführen. Durch den jährlichen Wechsel sollen im Laufe der Jahre alle Bayerischen MR e.V. in die Arbeitszeitaufzeichnung einbezogen worden sein.
Aus den Arbeitszeitaufzeichnungen wird der prozentuelle Anteil an förderfähigen Arbeiten ermittelt. Der Anteil förderfähiger Arbeitszeit-Anteile liegt bei den MR-Geschäftsstellen im Bereich zwischen 60 und 85 %.
Durch Anwendung dieser Prozentsätze auf die Gesamtkosten der MR e.V.‘s werden die auf die geförderten Bereiche entfallenden Kosten berechnet. Von den verbleibenden Kosten werden ferner Kostenerstattungen durch die Landwirtschaftlichen Sozialversicherungsträger in Abzug gebracht.
Nur für den verbleibenden nachgewiesenen förderfähigen Aufwand kann die prozentuale Zuteilung der Förderung erfolgen. Aus den Arbeitszeitaufzeichnungen des Jahres 2001 hat sich zum Beispiel ergeben, dass der förderfähige Aufwand etwas niedriger lag als ursprünglich angenommen, so dass die maximal zur Verfügung stehenden Fördermittel nicht in vollem Umfang in Anspruch genommen wurden.
